外文邀請函、會議邀請函格式

　　會議邀請函 是指邀請特訂單位或人士參加會議，具有禮節和告知兩重作用的會議文書。這個時候需要我們用會議邀請函往邀宴客戶。

　　首先我們來說解下會議邀請函的涵義、內容、格式、寫法。

　　1.會議邀請函的含義

　　2.會議邀請函的基本內容

　　3.會議邀請函的結構與寫法

　　一、會議邀請函的含義

　　會議邀請函是專門用于邀請特訂單位或人士參加會議，具有禮節和告知兩重作用的會議文書。

　　邀請函用于會議活動時，預會議通知的不同的地方在于：邀請函主要用于橫向性的會議活動，發送對象是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的預會權利或義務，是不是參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、咨詢論證會、技術鑒定會、貿易洽商會、產品發布會產等，以發邀請函為好。而會議通知則用于具有縱向關系(即主辦方與參會者存在隸屬關系或工作上的管理關系)性質的會議，或預會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對這些會議的對象來講，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。

　　二、會議邀請函的基本內容

　　會議邀請函的基本內容預會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和情勢;參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式和其他需要說明的事項。內容根據實際情況填寫。

　　三、會議邀請函的結構與寫法

　　1.標題。

　　由會議名稱和邀請函組成，一般可不寫主辦機關名稱和關于舉行的字樣，比如：《中國素材網論壇邀請函》。邀請函三字是完全的文種名稱，與公文中的函是兩種不同的`文種，因此不宜拆開寫成關于邀請出席××會議的函

　　2.稱呼。

　　邀請函的 邀請對象一般有三種：

　　(1)發送到單位的邀請函，XX單位名稱。由于邀請函是一種禮節性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜統稱，以示禮貌和尊重。

　　(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前面加上尊敬的敬語詞，后綴先生、女士、同道等。

　　(3)網上或報刊上公然發布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以敬啟者統稱。

　　3.正文。

　　正文應逐項載明具體內容。開頭部份寫明舉行會議的背景和目的，用特邀請您出席(列席)照顧稱呼，再用過渡句轉進下文;主體部份可采用序號加小標題的情勢寫明具體事項;最后寫明聯系聯絡信息和聯絡方式。結尾處也可寫此致，再換行頂格寫敬禮，亦可省略。

　　4.落款。

　　因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱并蓋章。

　　5.邀請時間。

　　寫明具體的年、月、日。比如：2009年4月20日

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